PROCESOS · TIEMPO · OPORTUNIDADES DE IA
Mapa de procesos y automatizaciones gratis para pymes
Haz visible cómo trabaja tu empresa. Ordena procesos y pasos, localiza tareas repetitivas y compara propuestas de mejora con sus costes, riesgos y responsables. Un mapa para decidir por dónde empezar a automatizar.
MAPA DE PROCESOS Y AUTOMATIZACIONESEstudio Horizonte · ejemplo ficticio
● Guardado local
EXPLORA UN EJEMPLO FICTICIOLos procesos y cifras son ilustrativos. Adáptalos o empieza con tu negocio.
Piloto gratuito · Los datos solo viven en tu navegador
Esta herramienta orientativa no reemplaza programas profesionales de gestión ni asesoramiento. Los cálculos pueden ser incompletos o incorrectos. Sirve para identificar funciones y mejoras que necesitas en una solución profesional.
El riesgo de pérdida de información es muy alto si esta es tu única copia: no hay respaldo automático, servidor, sincronización ni recuperación por parte de Vasieddmaak. Borrar datos del navegador, usar modo privado o perder el dispositivo puede borrar tu trabajo. Conserva copias JSON externas.
No ejecuta IA ni automatizaciones. Revisa viabilidad, riesgos, datos y supervisión humana antes de implementar. Cerrar este aviso solo cambia su visibilidad; no supone aceptar condiciones ni renunciar a derechos irrenunciables.
DEL TRABAJO DIARIO A LA MEJORA
Entiende el trabajo.
Diseña el siguiente paso.
Haz visible cómo funciona tu negocio, detecta fricción y prepara cambios que puedas medir.
TU OPERACIÓN, A SIMPLE VISTA
El mapa de trabajo
SIGUIENTES EXPERIMENTOS
Oportunidades para contrastar
Integración82/100
Formulario conectado con el CRM
Del contacto a la propuesta
IA asistida66/100
Captura de facturas con revisión humana
Recepción y revisión de facturas
Automatización58/100
Recordatorios de entrega
Preparación y entrega al cliente
Puntuación orientativa con criterios manuales. No confirma viabilidad ni sustituye una evaluación técnica.
¿Listo para trabajar con tu negocio? Empieza con un mapa vacío o adapta este ejemplo.
Mapa de procesos · Estudio Horizonte · ejemplo ficticio
Moneda: EUR. Estimaciones de trabajo, no ahorro garantizado en caja. Los valores desconocidos se muestran como Sin dato.
Del contacto a la propuesta · Comercial
Responsable: Equipo comercial. Ejecuciones mensuales: 80. Coste/hora: 25 €.
Actual · 53,3 h/mes
- Recibir y clasificar consulta · 8 min · Comercial · Manual · riesgo 3/5. Correo + hoja de cálculo. Se vuelve a copiar la misma información.
- Preparar propuesta · 25 min · Comercial · Manual · riesgo 3/5. Documentos.
- Revisar y enviar · 7 min · Responsable comercial · Revisión humana · riesgo 2/5. Correo.
Propuesto · 26,7 h/mes
- Capturar datos del formulario · 2 min · Comercial · Automatización · riesgo 2/5. Formulario + CRM.
- Borrador asistido · 10 min · Comercial · IA asistida · riesgo 3/5. Plantilla + IA. Revisar datos, precio y alcance antes de enviar.
- Validar y enviar · 8 min · Responsable comercial · Revisión humana · riesgo 2/5. CRM.
Recepción y revisión de facturas · Administración
Responsable: Administración. Ejecuciones mensuales: 120. Coste/hora: 22 €.
Actual · 40 h/mes
- Recibir factura · 3 min · Administración · Manual · riesgo 2/5. Correo.
- Copiar y contrastar datos · 12 min · Administración · Manual · riesgo 4/5. Hoja + ERP. Errores de transcripción y documentos incompletos.
- Aprobar registro · 5 min · Finanzas · Revisión humana · riesgo 2/5. ERP.
Propuesto · 16 h/mes
- Extraer datos del documento · 2 min · Administración · IA asistida · riesgo 4/5. Captura asistida.
- Revisar excepciones y aprobar · 6 min · Finanzas · Revisión humana · riesgo 3/5. ERP.
Preparación y entrega al cliente · Operaciones
Responsable: Operaciones. Ejecuciones mensuales: 35. Coste/hora: 24 €.
Actual · 32,1 h/mes
- Recibir encargo aprobado · 10 min · Operaciones · Manual · riesgo 2/5. Correo + CRM.
- Planificar trabajo · 25 min · Operaciones · Manual · riesgo 3/5. Tablero.
- Validar entrega · 20 min · Responsable de proyecto · Revisión humana · riesgo 4/5. Documentos.
Oportunidades
Captura de facturas con revisión humana · En piloto · 240 h/año potenciales · Administración. Piloto con documentos ficticios. Validar exactitud, permisos y excepciones antes de conectar el ERP.
Formulario conectado con el CRM · Planificada · 192 h/año potenciales · Comercial. Evitar la recarga manual y definir un responsable para cada consulta.
Recordatorios de entrega · Idea · 57,8 h/año potenciales · Operaciones.
Acciones
- Definir criterios de revisión y excepciones · En curso · Finanzas · Sin fecha
- Medir tiempo de 20 casos ficticios · Pendiente · Administración · Sin fecha
- Mapear campos y permisos del CRM · Pendiente · Comercial · Sin fecha
Piloto orientativo. No ejecuta automatizaciones ni sustituye una solución profesional. Este informe no es una copia restaurable.
Preparando tu mapa de procesos…
QUÉ PUEDES EXPLORAR
Antes de automatizar, entiende el trabajo
Un proceso conecta personas, información y decisiones. Este piloto te ayuda a documentar el recorrido actual y una propuesta futura, estimar capacidad y convertir oportunidades en un plan de trabajo. La IA es una opción que debe evaluarse según los datos, el contexto y la supervisión necesaria; la herramienta no ejecuta automatizaciones.
Inventario de procesos
Reúne los procesos de tu pyme con responsables, sistemas, frecuencia y puntos de fricción. Trabaja con un ejemplo ficticio o construye tu propio mapa.
Mapa actual y propuesto
Organiza pasos y relaciones para explicar cómo fluye el trabajo. Mantén separado lo que ocurre hoy de los cambios que quieres probar. La vista de lista complementa el mapa visual.
Tiempo y capacidad
Relaciona ejecuciones mensuales y minutos por tarea. Introduce costes horarios cuando quieras valorar la capacidad; los datos desconocidos quedan pendientes y no se convierten en un ahorro inventado.
Oportunidades de automatización e IA
Anota tareas candidatas, mejora estimada, esfuerzo, costes y riesgos. Identifica qué datos o controles humanos necesitas antes de construir una integración.
Prioridades y hoja de ruta
Compara impacto y viabilidad con tus supuestos. Asigna responsables y estados para organizar las acciones; no se crean tareas ni se envían notificaciones en sistemas externos.
Escenarios y documentación
Conserva alternativas, revisa los cálculos y exporta JSON o CSV. Imprime el mapa y el resumen para discutirlos con tu equipo antes de poner cambios en marcha.
DE LA PRUEBA AL PROCESO
Cómo usar el mapa de procesos
- 01
Elige un proceso concreto
Empieza por una tarea frecuente: preparar pedidos, registrar facturas o responder consultas. Define dónde empieza y termina, sin intentar dibujar toda la empresa a la vez.
- 02
Describe el recorrido actual
Añade pasos, responsables, sistemas y tiempos. Usa observaciones reales cuando las tengas y señala lo que todavía es una estimación.
- 03
Propón y contrasta una mejora
Construye una alternativa y añade iniciativas. Revisa esfuerzo, datos disponibles, fallos posibles y revisión humana, además del tiempo potencialmente liberado.
- 04
Prioriza una prueba y guarda el mapa
Escoge un alcance manejable, asigna un responsable y define qué vas a medir. Exporta una copia JSON y conserva el estado inicial para contrastar la prueba.
UN EJEMPLO CON NÚMEROS FICTICIOS
Ejemplo: tiempo liberado no equivale a dinero ahorrado
Una tarea de 15 minutos que se repite 200 veces al mes ocupa 50 horas. Si una propuesta reduce el tiempo a 6 minutos por ejecución, pasaría a ocupar 20 horas: 30 horas mensuales potencialmente disponibles para otras tareas, con la misma carga de trabajo.
200 × (15 − 6) / 60 = 30 horas al mes · 360 horas al año
Ejemplo ficticio con volumen y tiempos constantes durante doce meses. Valorar esas horas a 20 €/h produce 600 € mensuales de capacidad teórica, no un ahorro automático de caja. La inversión, el mantenimiento, la revisión humana y los cambios de volumen afectan al resultado real.
ANTES DE USAR LOS RESULTADOS
Preguntas frecuentes
¿Qué es un mapa de procesos de una pyme?
Es una representación de cómo se realiza el trabajo: pasos, dependencias, responsables y sistemas. Ayuda a encontrar traspasos, tareas repetidas y dudas de responsabilidad antes de proponer una mejora.
¿Esta herramienta crea automatizaciones con IA?
No. Permite documentar y evaluar oportunidades. No se conecta a tus aplicaciones ni envía datos a modelos de IA. Para implantar una automatización hay que diseñar, probar y supervisar una integración específica.
¿Cómo estima las horas que puedo liberar?
Parte de la frecuencia y el tiempo que introduces para la situación actual y la propuesta. La diferencia representa capacidad potencial bajo esos supuestos; no predice productividad ni garantiza una reducción de costes.
¿Una tarea con alto impacto debería automatizarse primero?
No siempre. Revisa dependencias, calidad de los datos, coste, excepciones y consecuencias de un fallo. La priorización sirve para preparar una conversación, no para aprobar cambios de negocio automáticamente.
¿Puedo trabajar con el mapa actual y el futuro?
Sí. Documenta ambos recorridos y conserva escenarios antes de aplicar cambios. Contrasta los supuestos con el equipo que realiza el trabajo y valida una prueba pequeña antes de ampliar su alcance.
¿Dónde se guarda la información de mi empresa?
Solo en este navegador. No hay colaboración simultánea, permisos por usuario ni respaldo en nuestros servidores. Descarga el JSON y evita usar este piloto como único registro: el riesgo de pérdida es muy alto si no conservas una copia externa.
EL SIGUIENTE PASO