Control de inventarios para pymes: guía y herramienta gratuita

Para controlar el inventario de una pyme necesitas identificar cada producto, contar las existencias iniciales y registrar cada entrada, salida y ajuste. Después puedes conciliar el registro con el almacén y decidir cuándo revisar una compra. El sistema funciona cuando las personas conocen quién registra cada movimiento y cuándo debe hacerlo.

Abrir el dashboard gratuito de inventarios ↗

Abre nuestro dashboard gratuito de inventarios para explorar un inventario de ejemplo o crear el tuyo. Puedes gestionar productos, registrar movimientos y activar almacenes, compras, reservas, recuentos físicos, producción con costos e informes desde la sección Funciones, sin registrarte. La guía siguiente explica los conceptos y los límites del control.

Aviso de uso: esta herramienta es un piloto orientativo y no sustituye un software profesional de gestión. Permite explorar funciones para identificar qué necesitas en un ERP de inventario y producción o en un CRM para clientes y ventas. Los datos y cálculos pueden contener errores y no se garantiza su exactitud al 100 %; contrástalos antes de tomar decisiones. El riesgo de pérdida de información es muy alto si el navegador es tu única copia: no hay respaldo automático ni resguardo en nuestros servidores, y Vasieddmaak no puede recuperar datos perdidos. Descarga copias JSON y consérvalas fuera del navegador. Consulta el aviso de uso completo.

Cómo usar el dashboard de inventarios

La herramienta admite hasta 500 referencias y 10.000 movimientos, con hasta 20 almacenes, una unidad de medida por SKU y una ubicación y regla de reposición por producto y almacén. SKU es el código interno de un producto: no lo reutilices para referencias distintas. Los importes se expresan en euros y el valor del inventario se calcula con el coste unitario actual que indiques.

1. Explora la Vista general. La etiqueta DEMO identifica los datos ficticios. Puedes editar productos y probar operaciones.
2. Elige Usar mis propios datos para empezar con un catálogo vacío. La herramienta pide confirmar antes de reemplazar el inventario.
3. En Productos, añade el SKU, nombre, categoría, ubicación, unidad, coste y recuento inicial. También puedes importar productos nuevos con la plantilla CSV disponible en Mis datos.
4. En Funciones, activa lo que necesites. Almacenes permite crear ubicaciones independientes y transferir stock; Compras añade proveedores y pedidos con varias referencias; Reservas permite comprometer stock por cliente o pedido.
5. Registra operaciones manuales desde Movimiento. Para pedidos del módulo Compras o Reservas, registra las recepciones o entregas desde su detalle: admite cantidades parciales y actualiza stock y compromisos juntos. No dupliques esas cantidades en los campos manuales de la ficha.
6. Activa Recuentos para contar varias referencias y confirmar los ajustes tras revisar sus diferencias. En Informes, filtra actividad por fechas, categoría y almacén y exporta el resultado.
7. Activa Producción y costos para definir recetas y fabricar semielaborados o productos terminados. Selecciona el almacén de origen de cada ingrediente y el destino del resultado, registra consumos, producción útil y costos añadidos, revisa el detalle y confirma.
8. Revisa Reposición con tu consumo previsto, plazo y margen de seguridad. Descarga periódicamente una copia JSON desde Mis datos.

Los datos del inventario permanecen en este navegador. No se envían a Vasieddmaak ni se sincronizan entre equipos. Si borras los datos del navegador puedes perderlos; la copia JSON permite restaurar catálogo, almacenes, movimientos, proveedores, compras, reservas, recuentos, recetas, producciones y funciones activadas. Los informes CSV sirven para analizar o compartir, pero no sustituyen esa copia. Si el navegador no permite guardar, el dashboard muestra un aviso.

El resumen muestra existencias a coste actual, referencias del catálogo, avisos y valor pendiente de recibir a tiempo. El gráfico cuenta operaciones registradas en los últimos 14 días, no unidades vendidas ni ingresos. La distribución por categoría representa el valor actual del stock; no es una clasificación ABC por consumo anual.

Mezclas, mermas y costo del producto

Crea una referencia para cada materia prima, semielaborado y producto terminado. Una receta define ingredientes y cantidades para una producción teórica, con una merma prevista. La merma real es la diferencia entre esa cantidad teórica y el producto útil obtenido, en la unidad del producto resultante. No se calcula sumando kilos, litros y unidades, ni se descuenta dos veces de los consumos.

Ejemplo: una mezcla consume 10 kg de una base a 2 €/kg y 5 kg de concentrado a 4 €/kg. Añade 20 € de mano de obra: el costo total es 60 €. Si esperabas 15 kg teóricos y obtienes 12 kg útiles, la merma es 3 kg (20 %) y el costo del lote es 5 €/kg útil. Puedes ingresar esos 12 kg en otro almacén y consumir parte en una segunda receta de envasado.

El módulo guarda los costos utilizados y la versión de la receta en cada fabricación. El costo actual de la ficha del producto resultante se actualiza por promedio ponderado con sus existencias en todos los almacenes. Una pérdida total registra el consumo y su costo, sin generar producto. Los consumos reservados o superiores al disponible se rechazan; una diferencia frente a la receta exige motivo. Las anulaciones conservan el historial y se bloquean si existen movimientos posteriores de los productos implicados o cambios de costo.

Admite hasta 200 recetas de 50 ingredientes y 1.000 fabricaciones, sujetas a los límites de movimientos y almacenamiento. Los costos son de gestión, en euros y sin impuestos: no incluye conversiones automáticas de unidades, reparto entre coproductos, órdenes en curso ni valoración contable por lotes. Descarga una copia JSON antes de comenzar un nuevo periodo.

Preparar el catálogo y un inventario inicial

Una referencia, una unidad y una ubicación claras

Empieza con una familia manejable de productos. Da prioridad a referencias que interrumpan ventas o producción, tengan diferencias frecuentes o requieran trazabilidad. Una clasificación ABC por valor anual de consumo puede orientar la dedicación de recuento, pero no sustituye la revisión de productos críticos: una pieza barata también puede detener una operación.

Crea un catálogo sin duplicados. Distingue variantes como talla o presentación y evita mezclar una caja con una unidad en el mismo registro. Etiqueta ubicaciones para que dos personas puedan encontrar y contar el mismo producto. Activa Almacenes para gestionar el mismo SKU en varios lugares y registrar transferencias entre ellos. Las reglas de reposición y la ubicación interna se configuran en la ficha de cada producto para el almacén elegido. Lotes, números de serie y caducidades requieren otro sistema.

Usar una demanda que represente el periodo

Revisa ventas o consumos por referencia, los días considerados y los periodos sin existencias. Las ventas de un producto agotado pueden infravalorar la demanda. Separa promociones, estacionalidad y pedidos excepcionales. Usa la misma base de días para el consumo y el plazo del proveedor: no mezcles unidades por día laborable con un plazo expresado en días naturales.

Contar antes de calcular

Define el momento de apertura del registro. Durante el recuento, detén temporalmente los movimientos de la zona o registra por separado lo que entra y sale para conciliarlo. Separa mercancía dañada, ajena o no disponible y deja claro qué existencias incluye el control. Registra ese saldo como inicial una sola vez; no lo vuelvas a introducir como entrada.

Registrar entradas, salidas y diferencias

Qué dato representa cada columna

Un movimiento por operación

Registra fecha, SKU, tipo, cantidad y motivo o referencia del documento. Usa «Entrada» cuando recibes mercancía, «Salida» cuando sale y «Ajuste» para una corrección investigada. Las devoluciones deben indicar su motivo y si las unidades vuelven a estar disponibles. Una recepción parcial solo aumenta el stock en la cantidad efectivamente recibida.

Al entregar una reserva o recibir una compra de los módulos, usa su detalle para registrar la cantidad: el dashboard actualiza el stock y el compromiso en la misma operación. Para compromisos manuales de la ficha, registra el movimiento e indica cuánto descontar de la reserva o del pendiente manual. De lo contrario, las mismas unidades quedarán contadas dos veces o comprometidas después de entregarse.

Ejemplo de cálculo independiente de la demo: SKU-A empieza con 100 unidades. Recibe 40, entrega 70 y registra un ajuste de −2 documentado: 100 + 40 − 70 − 2 = 68 unidades teóricas. Con 15 reservadas quedan 53 disponibles. Si el recuento arroja 67, la diferencia es −1; ese dato no genera un ajuste automático.

Probar el circuito con quien lo utiliza

Antes de ampliar el uso, prueba una recepción, una salida, una devolución, una reserva y una diferencia de recuento. Asegúrate de que cada persona sabe qué registrar, quién puede corregirlo y dónde se conserva la evidencia. El dashboard rechaza SKU duplicados, datos inválidos y operaciones que dejen stock o disponible negativos. No detecta por sí solo dos registros válidos de la misma operación.

Conserva una copia JSON de respaldo y una persona responsable del registro. El dashboard no permite borrar movimientos: para corregirlos, registra un ajuste documentado. Las fechas identifican operaciones, pero los saldos suman todos los movimientos registrados: no son un informe histórico filtrado por fecha. Para empezar un periodo nuevo, concilia primero, archiva la copia anterior y abre otra con el saldo inicial correcto.

Calcular un punto de pedido y revisar la compra

Una regla básica es punto de pedido = consumo diario esperado × plazo de reposición + stock de seguridad. La documentación de planificación de inventario de Oracle explica la relación entre demanda durante el plazo, seguridad y existencias o recepciones previstas. El siguiente cálculo es una aproximación para un piloto, no una optimización de compras.

En Reposición, la posición = disponible + compras pendientes que llegarán a tiempo. El disponible ya descuenta las reservas. Aquí el consumo previsto representa demanda adicional a esas reservas: si tu previsión ya contiene los mismos pedidos, depúrala para no contar esa demanda dos veces. El módulo Compras solo considera a tiempo los pedidos con fecha prevista entre hoy y el horizonte del plazo configurado para ese producto y almacén. Los pedidos vencidos o más lejanos siguen visibles como pendientes, pero no cubren la reposición. Revisa sus fechas cuando el proveedor las confirme.

El dashboard muestra «Revisar compra» cuando la posición es menor o igual al punto de pedido. También muestra «Sin disponible» si no quedan unidades libres. Son reglas explícitas de esta herramienta. No calcula automáticamente cuánto comprar ni envía pedidos al proveedor. El módulo Compras permite registrar tu decisión y seguir sus recepciones. Revisa mínimos del proveedor, embalajes, caja disponible, capacidad de almacenamiento y fecha de llegada. Una posición suficiente tampoco asegura que no haya una falta antes de recibir el pedido.

Las 20 unidades de seguridad del ejemplo son un supuesto editable. Ajusta ese margen con variación real de demanda, retrasos y nivel de servicio buscado. Si hay estacionalidad fuerte, caducidad o suministros muy variables, una media fija y este umbral pueden ser insuficientes.

Conciliar diferencias y medir el piloto

Investigar antes de ajustar

Cuando haya una diferencia, repite el conteo y revisa recepciones, entregas, devoluciones, unidad de medida y movimientos registrados dos veces. Documenta la explicación y quién aprueba el ajuste. Evita cambiar el saldo inicial para hacer desaparecer una diferencia: perderías el rastro del problema.

Indicadores sencillos para empezar

Acuerda una frecuencia de recuento según el valor y la criticidad del producto. Mide referencias sin diferencias sobre referencias contadas, movimientos pendientes de registrar e incidencias por falta de stock. Por ejemplo, 18 referencias coincidentes de 20 contadas representan un 90 % de coincidencia en esa muestra; no describen automáticamente todo el almacén.

Registra también el tiempo dedicado al control. Si el registro exige correcciones continuas o no se actualiza antes de confirmar una venta, revisa el proceso con el equipo. Puedes apoyarte en el método de optimización de procesos y sus pruebas acotadas.

Cuándo basta este dashboard y cuándo necesitas otro sistema

Una herramienta para un control acotado

Este dashboard puede servir para un piloto o un catálogo acotado con una persona responsable. La capacidad preparada es de 500 productos y 10.000 movimientos. El límite práctico depende de la operativa y de los controles necesarios. Trabaja en una sola pestaña: si otra modifica los datos, la herramienta exige recargar para evitar sobrescribir cambios.

Requisitos que justifican otra herramienta

Valora software cuando necesites trabajo simultáneo, más de 20 almacenes, lotes, números de serie, caducidades, permisos o registro de quién cambió cada dato. Prueba esos requisitos con casos de tu empresa antes de elegir. Este dashboard no incluye cuentas de usuario, permisos por persona, sincronización, lotes, facturación ni trazabilidad de autor. Tampoco calcula valoración contable FIFO o coste medio por compra.

Probar las integraciones de principio a fin

Define qué sistema manda sobre productos, pedidos y existencias. Prueba la venta, reserva, entrega parcial, devolución y cancelación entre tienda, almacén y facturación. Comprueba cómo se resuelve una sincronización fallida para evitar inventarios distintos en cada canal. El alcance de una integración de software de gestión debe recoger esos casos.

Qué resultado buscar

El objetivo es disponer de un registro conciliable, detectar incidencias y revisar las compras con datos comprensibles. Confirma con el piloto si disminuyen las diferencias, las ventas comprometidas sin stock o el tiempo de búsqueda. Esos resultados deben medirse; instalar una herramienta no los garantiza.

Empezar por una familia de productos

Abre el dashboard, realiza un recuento inicial y prueba el circuito completo con pocas referencias. Guarda una copia JSON después de conciliar el registro. Amplía el alcance después de conciliar los movimientos y resolver los errores. Si necesitas definir responsables o conectar varios sistemas, puedes consultarnos sobre tu control de inventarios indicando almacenes, referencias, usuarios y operaciones habituales.