Cuánto cuesta una consultoría para pymes: presupuesto y qué incluye
Somos Holded Solution Partner.
El precio de una consultoría para pymes depende del problema que se quiere resolver y del trabajo incluido. Para comparar presupuestos, separa diagnóstico, plan de acción, implementación y soporte. Un informe con recomendaciones y un proyecto que también ejecuta los cambios tienen alcances distintos.
Esta guía explica cómo se forma el presupuesto y muestra un cálculo ilustrativo. Las cifras del ejemplo son supuestos para entender el desglose: no son tarifas de Vasieddmaak ni una estimación del precio medio del mercado.
Cómo se puede presupuestar una consultoría
| Modalidad | Qué se contrata | Qué debe quedar por escrito |
|---|---|---|
| Por horas | Trabajo con una dedicación acordada. | Tarifa, estimación de horas, registro del trabajo y autorización para superar el límite. |
| Precio cerrado por proyecto | Entregables definidos para un alcance concreto. | Resultados que se entregan, revisiones incluidas, exclusiones y coste de los cambios de alcance. |
| Por fases | Diagnóstico, diseño o ejecución contratados por separado. | Precio y aceptación de cada fase; qué ocurre si decides no continuar. |
| Acompañamiento periódico | Una dedicación o unas tareas recurrentes. | Horas o servicios incluidos, frecuencia de reuniones, soporte, duración y condiciones de salida. |
Para una duda puntual puede bastar una intervención acotada. Si todavía no se conoce la causa del problema, un diagnóstico delimitado permite decidir después cuánto trabajo de ejecución tiene sentido contratar.
Ejemplo de presupuesto: separar honorarios y otros costes
Ejemplo hipotético. Imagina un proyecto para ordenar el circuito de pedidos y facturación de una pyme. Para facilitar el cálculo, suponemos una tarifa de 80 € por hora y las siguientes dedicaciones. La tarifa y las horas se han elegido únicamente para este ejercicio.
| Trabajo | Horas supuestas | Cálculo | Importe |
|---|---|---|---|
| Diagnóstico | 12 | 12 × 80 € | 960 € |
| Diseño del plan | 10 | 10 × 80 € | 800 € |
| Implementación y formación | 24 | 24 × 80 € | 1.920 € |
| Seguimiento inicial | 4 | 4 × 80 € | 320 € |
| Total del ejemplo | 50 | 50 × 80 € | 4.000 € |
Los 4.000 € del ejercicio son honorarios antes de impuestos. No incluyen licencias de software, viajes, equipos ni el tiempo de tu plantilla. En un presupuesto real deben figurar la base, los impuestos aplicables y el total a pagar. También debe indicarse si hay gastos adicionales o recurrentes.
El total reúne las cuatro fases una sola vez. Si se solicita un anticipo, comprueba si se descuenta de ese total y de qué factura. Un anticipo es una condición de pago; no debe confundirse con un servicio adicional. Las 50 horas de trabajo tampoco equivalen a 50 horas seguidas: el calendario depende de la disponibilidad de datos, las reuniones y las validaciones.
Reunión inicial: definir qué necesitas
Qué información preparar
Describe el problema con un ejemplo reciente: pedidos duplicados, cierres contables que se retrasan o tareas que solo sabe realizar una persona. Lleva datos del volumen de trabajo, herramientas utilizadas, personas implicadas y fechas que condicionan el proyecto. Confirma previamente las condiciones y el posible coste de esta primera reunión.
Qué debe incluir la propuesta
La propuesta debe conectar el problema con entregables observables. Por ejemplo: mapa del proceso actual, lista priorizada de mejoras, configuración de una herramienta y una sesión de formación. Pide también un calendario, responsables de cada parte, número de revisiones y criterio para aceptar el trabajo.
Diagnóstico: pagar por entender el problema
El diagnóstico puede incluir entrevistas, revisión de datos y observación del trabajo. Su alcance cambia si se estudia un solo proceso o varias áreas, si la información está ordenada o hay que reconstruirla, y si interviene una sede o varias.
Qué puede aumentar la dedicación inicial
- Datos incompletos o repartidos entre hojas de cálculo y aplicaciones.
- Muchas excepciones al procedimiento habitual.
- Integraciones con sistemas que requieren análisis técnico.
- Disponibilidad limitada de quienes conocen el proceso.
Cómo aceptar el diagnóstico
Acuerda un documento que identifique problemas, evidencias, prioridades y decisiones pendientes. Un diagnóstico debería permitirte decidir qué cambiar y con qué alcance, aunque finalmente no contrates las siguientes fases.
Plan de acción: convertir el diagnóstico en tareas
Entregables que puedes utilizar
Solicita una lista de acciones con responsable, dependencia, esfuerzo estimado y forma de comprobar el resultado. En el ejemplo de pedidos, podría incluir un único registro de entrada, campos obligatorios y reglas para aprobar excepciones.
Evitar solapamientos entre fases
Comprueba si el diseño de la solución ya está incluido en el diagnóstico y si la formación forma parte de la implementación. Cuando compares dos ofertas, alinea los entregables antes de comparar el total. Una propuesta más barata puede dejar parte de la ejecución a tu equipo.
Implementación y soporte: delimitar hasta dónde llega el servicio
Qué trabajo se ejecutará
Especifica si el consultor configura herramientas, migra datos, documenta procedimientos y forma al equipo, o si acompaña a tus responsables para que lo hagan. Si hay software, separa licencia, configuración, integraciones, limpieza de datos y mantenimiento.
Para entender cómo encajan las etapas, puedes consultar nuestra guía del proceso de consultoría.
Cuándo termina el proyecto
Define pruebas de aceptación, documentación que recibirás y quién conserva los accesos. El soporte posterior debe indicar duración, canal, horario, tareas cubiertas y condiciones para trabajos nuevos. Una corrección de lo entregado y una ampliación de funcionalidad deben poder distinguirse.
Preguntas antes de aceptar un presupuesto
- ¿Qué problema y qué proceso cubre exactamente?
- ¿Qué recibiré y cómo comprobaremos que está terminado?
- ¿Qué tareas y datos tiene que aportar mi equipo?
- ¿Qué licencias, viajes, impuestos o servicios quedan fuera?
- ¿Cómo se aprobarán y cobrarán los cambios de alcance?
- ¿Qué ocurre con anticipos, entregables y accesos si el proyecto se interrumpe?
Para preparar un presupuesto ajustado a tu empresa, cuéntanos qué proceso necesitas mejorar, qué herramientas utilizas y qué resultado buscas. Con esa información podremos delimitar el trabajo antes de valorar su coste.